1.1 Amaç Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Gelişimci tarafından (“Şirket”) işlenen kişisel verilerin saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Şirket; misyon, vizyon ve temel ilkeleri doğrultusunda; Şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin Anayasa, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun/KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir. 1.2 Kapsam Şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır. 1.3 Tanımlar Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. Çalışan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu personeli. EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemi Çalışan Adayı: Şirket’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirket’in incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir. Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. Hizmet Sağlayıcı: Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu Müşteri: Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket’in sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişilerdir. Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası Şirket : Gelişimci Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. Ziyaretçi: Şirket’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla giren veya internet sitelerini herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişilerdir. 2. KAYIT ORTAMLARI Kişisel verileriniz Gelişimci tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır. Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar Ağ cihazları, Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/ paylaşımsız disk sürücüleri Yazılımlar (ofis yazılımları) Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.) Çıkartılabilir Diskler (USB, Hafıza Kartı vb.) Kişisel Bilgisayarlar (Masaüstü, Dizüstü) Mobil Cihazlar (telefon, tablet vb.) Optik Diskler (CD, DVD, vb.) Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.) Arşiv Kağıt Manuel Veri Kayıt Sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri) Yazılı, basılı, görsel ortamlar Birim dolapları. Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi 3. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR Gelişimci tarafından; şirket ortakları, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan, çalışan adayları, stajyer, stajyer adayları, şirket müşterileri, müşteri adayları, müşteri yetkilisi ve çalışanları, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, tedarikçiler, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçiler, danışman ve üçüncü kişiler, iş ortakları, ürün veya hizmet alan kişiler ile herhangi bir nedenle Şirket nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kanun, Yönetmelik ve ilgili mevzuatta yer alan usul ve esaslara uygun olarak işlenebilmekte, saklanmakta ve imha edilmektedir. Bu kapsamda, saklama ve imhaya ilişkin açıklamalara aşağıda yer verilmiştir. 3.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar KVKK’nın 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6 maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. 3.1.1 Saklamaya İlişkin Hukuki Sebepler Şirket faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplerle işlenebilmektedir. İlgilinin açık rızası, Kanunlarda açıkça öngörülmesi (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 5411 Sayılı Bankacılık Kanunu, Özürlü, Eski Hükümlü ve Terör Mağduru İstihdamı Hakkında Yönetmelik, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik, 2004 Sayılı İcra ve İflas Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, 4857 Sayılı İş Kanunu, İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Bu Kanunlar Uyarınca Yürürlükte Olan Diğer Düzenlemeler) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması 3.2 İmhayı Gerektiren Sebepler Kişisel Verileriniz; İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması, İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması, Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içerisinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, Hallerinde, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. 4. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya İlgili Kişi’nin başvurusu üzerine, yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri kendiliğinden silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Şirket tarafından seçilir. Ancak, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilir. 4.1 Kişisel Verilerin Silinmesi Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilme işlemidir. Şirket tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 2’de belirtilen şekillerde silinir; Veri Kayıt Sunucular da Yer Açıklamalar Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi Alan Elektronik Ortamda kaldırılarak silme işlemi yapılır. Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için Yer Alan Fiziksel Ortamda hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için Yer Alan Taşınabilir Medyada hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim Bulunan Veri Tabanınd Şirket Bilgisayar yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinir. Kişisel veriler kimlik doğrulama ile erişim sağlanır ve işletim sistemi komutları kullanılarak silinir. 4.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 3’te belirtilen şekillerde yok edilir; Veri Kayı Açıklamalar t Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Fizik sel Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. Yok Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri Fizik sel Kişisel Veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik Yok Bulut Ortamında Tutulan Kişisel Verileri Yok Etme Yöntemleri medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek Yazıl ımda n Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. Güv 4.3 Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Şirket tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 4’te belirtilen şekillerde anonim hale getirilir; Veri Kayıt Bölges el Değişk enleri Çıkarm Genelle a ştirme Maskel eme Veri Değiş Açıklamalar Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Birçok kişiye ait kişisel verilerin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı 5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ Kişisel verilerin saklanma süreleri belirlenirken yasal düzenlemelerin getirmiş olduğu yükümlülükler Gelişimci tarafından göz önünde bulundurulmaktadır. Yasal düzenlemeler dışında, kişisel verilerin işlenme amaçları ve Şirket’in konusu kişisel veriyi işlemesindeki meşru menfaati göz önünde bulundurularak saklama süresi belirlenmektedir. Bu kapsamda öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, ilgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar kişisel veriler muhafaza edilmektedir. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kurul tarafından aksi yönde bir karar alınmadıkça, kişisel verileri silme, yok etme ya da anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Şirket tarafından seçilir. VERİSİ İŞLENEN KİŞİ Çalışan VERİ KATEGORİSİ VERİ SAKLAMA SÜRESİ Kimlik, Lokasyon, İletişim, Fiziksel Mekan Güvenliği, Aile ve yakına İş Akdinin Feshinden İtibaren 10(On) Yıl Süre İle Saklanır. Çalışan ilişkin veriler, İşlem Güvenliği, , Sağlık-İş Sağlığı ve Güvenliğinden Kaynaklanan Yükümlülükler İş Akdinin Feshinden İtibaren 15(on beş) Yıl Süre İle Saklanır. (İş Sağlığı Çalışan Adayı Eğitmen Kimlik, İletişim, Görsel-İşitsel Kayıtlar Kimlik, Mali/Finans Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği İşe Başvuru Tarihinden İtibaren 1 Yıl, İş Akdinin Feshinden İtibaren 10 Yıl Eğitimin Bitiminden İtibaren 10 Yıl Müşteri Müşteri Şirket Yetkilisi Kimlik, iletişim, Görsel ve İşitsel Veri Kimlik, İletişim Kimlik, İletişim, Mali/Finansal Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl Kurul / Karar Tarihinden itibaren 30 yıl Genel Kurul- Müşteri Çalışanı Ziyaretçi Bilgiler Kimlik, İletişim Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl Kimlik, Fiziksel Mekan Güvenliği İnternet Sitesi Ziyaretçisi Ürün/Hizmet Alan Kişi Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Müşteri İşlem, Ziyaretçi Kaydının Oluşturulduğu Tarihten İtibaren 2 Yıl Kaydın Oluşturulmasından İtibaren 2 Yıl Hizmet Alan Kişinin Satın Almış Olduğu Her Bir Ürün/Hizmetin İşyeri Kamera Kayıtları Log Kayıtları Fiziksel Mekan Güvenliği İşlem Güvenliği Sunulmasından İtibaren Türk Borçlar Olağan Zamanlarda 3 Ay, Adli Vakalarda Dava Zamanaşımı Kaydın işlenmesinden itibaren 10 yıl, Şirket’in iş birliği içinde Adli Vakalarda Daha Üst Süre İş/Ticari İlişkisi Süresince Ve Sona Ermesinden İtibaren Türk Borçlar olduğu Kurum/ Kanunu Md.146 İle Türk TicaretMevzuat uyarınca daha uzun bir süre öngörülmüş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması durumunda, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir. 5.1 İmha Süreleri Şirket, KVKK, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. İlgili kişi, KVKK’nın 13. maddesine istinaden Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde; Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Şirket talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirket’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini, resmi internet sitesinde ilan edilmiş olan Şirket, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Şirket, her halde yapılan işlemle ilgili, ilgili kişiye bilgi verir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Şirket tarafından KVKK’nın 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir. 5.2 Periyodik İmha Süresi Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Şirket işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir. Gelişimci, Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereği periyodik imha süresini, saklama süresinin bitimini takip eden gün itibaren 6 ay olarak belirlemiştir. 6.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesiyle KVKK’nın 6. maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. 6.1 Teknik Tedbirler Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda belirtilmiştir. Şirket, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur. Ağ güvenliği, firewall, Wazuh intrusion detection (HIDS ) sistemi ile anlık olarak kontrol altında tutularak dışarıdan gelebilecek saldırı ve benzeri olaylara karşı sistem kendisini kapatmaktadır. Sızma (Penetrasyon) testleri ile Şirket tarafından bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır. Sızma testleri farklı güvenlik duvarı, web uygulamaları, erişimler, kablosuz ağlar, antispam, siber saldırılardan oluşmaktadır, bu başlıkların bir veya birkaçında zafiyet olması durumunda gerek programlar gerekse güvenlik duvarı üzerindeki kurallar yeniden yapılandırılarak zafiyet giderilmektedir. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır. Kağıt ortamı yoluyla veri aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve gerektiğinde evrak gizli formatta gönderilmektedir. Dijital datalar günlük olarak harici bir yedekleme ünitesi ( NAS ) ile yedeklenmekte ayrıca yetkilendirme ile kullanıcıların dijital dosyalara ulaşması kısıtlanmaktadır. Serverlar üzerinde periyodik olarak kişisel verilerin aktif olmaması durumunda şifrelenmiş şekilde datalar dijital ortamdan silinmektedir. Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır. Kişisel verilerin geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde yok edilmesi sağlanmaktadır. Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır. İlgili kullanıcı erişimlerinin kişisel verilerin bulunduğu klasörlere erişimi kısıtlanır veya iptal edilir. İmha prosedürü işlenmiş verilerin geri dönüşümü mümkün olmamaktadır. Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan Veeam Backup, Shadow Protect gibi veri yedekleme programları kullanılmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir. Kullanıcıların her birisine ayrı oluşturulmuş ve yalnızca kendinde bulunan şifre ve kullanıcı adına özel olarak kullanılan programında erişimler kısıtlanarak kişilerin özel nitelikli verisine ulaşamaması sağlanmaktadır. Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. Server üzerinde ve 5651 sayılı Kanun kapsamında zaman damgası ile damgalanarak alınmaktadır. Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir. Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanmakta, hesaplar 1 hafta sonunda kapatılmaktadır. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi yapılmaktadır. Sistem sürekli olarak kontrol altında bulunmakta ve yetkilendirme kontrolleri periyodik olarak yapılmaktadır. Verilerin bulunduğu klasörler üzerinde erişim zafiyetleri olması durumunda ana server üzerinde kullanılan yetkilendirme programları üzerinden yetkiler yeniden düzenlenmektedir. Bütün yetkilendirmelerde ve periyodik olarak alınan data yedekleri, erişim şifreleri kullanıcılara özgü olup 128 bit ile 256 bit şifreleme ile şifrelenmektedir. Kullanıcı bilgisayarları antivirüsler ile korunmakta ve arka tarafta güvenlik duvarlarından sisteme sızmak isteyen dış etkenlere karşı kurallar oluşturularak korunmaktadır. Kullanıcı bilgisayarlarının Windows güvenlik güncellemeleri periyodik olarak yapılmaktadır. 6.2 İdari Tedbirler Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda belirtilmiştir. İmha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır. Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli önlemleri almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır. Teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla gizlilik sözleşmesi imzalar, ilgili üçüncü kişilerin işbu gizlilik sözleşmesindeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni göstermektedir. İmha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını periyodik olarak denetlemekte, gereken önlemleri almaktadır. Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin yönetmeliği hazırlanmıştır. Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır. Gizlilik sözleşmeleri hazırlanmaktadır. Gizlilik sözleşmeleri kapsamında kişisel verilerin korunmasına ilişkin ayrıca hükümler düzenlenmektedir. Veri Sorumlusu sıfatına haiz Şirket ile Veri İşleyen arasındaki Gizlilik Sözleşmeleri hazırlanmaktadır. İrtibat Kişisi olarak atanan kişi, Aydınlatma Metinlerinde ilan edilmektedir. Çalışan/Ziyaretçi/Hizmet Alan Kişilere ilişkin Aydınlatma Metinleri hazırlanmaktadır. Şirket bünyesinde çalışan personellerin İş Sözleşmeleri KVKK ile uyumlu hale getirilmektedir. Kamera Sistemleri bulunan tüm yerlere Kamera Sistemleri Aydınlatma Metinleri tablo şeklinde asılmaktadır. Şirket bünyesinde çalışan personellere ilişkin Bilgisayar Kullanım Talimatları hazırlanmaktadır. Şirket bünyesinde çalışan personellere ilişkin kişisel verilerin saklandığı odalar bakımından Erişim Sınırlaması uygulanmaktadır. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır. Departman bazlı kişisel verileri korumaya yönelik bilgilendirme metinleri ilan edilmektedir. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır